Las empresas realizan sus actividades de acuerdo a un cronograma bien definido y determinado, ya que deben medir varios factores que son fundamentales a fin de poder conseguir mejores resultados y para coordinar los trabajos que realizan en conjunto. Además de que también cuentan con plazos que cumplir con respecto a las necesidades de sus clientes y a los pedidos que les entreguen los proveedores, de manera que, si no pueden cumplir con estos factores, no pueden tener buenos rendimientos, ya que perderían la confianza de los inversores.
Por lo tanto, un cronograma de actividades de una empresa no se configura únicamente para poder ordenar tareas administrativas básicas, sino que también tiene como propósito ordenar los procesos productivos y mejorar la eficiencia de la empresa a nivel estructural. Por lo que es fundamental que aprendan a llevar a cabo correctamente los procedimientos administrativos necesarios para poder ejecutar una buena planificación medida.
Si están considerando aprender a realizar un cronograma con herramientas profesionales, a continuación, les vamos a dar algunas recomendaciones que les resultarán muy útiles para conseguir mejores resultados. Además de que les vamos a brindar algunas recomendaciones para poder adaptarse mejor a los nuevos procesos productivos que aprovechan las herramientas digitales de forma más eficiente.
Qué es un cronograma de actividades empresarial
Hay varios tipos de cronogramas que se pueden elaborar de acuerdo con las necesidades particulares de una empresa en las circunstancias que se hayan pre configurado en ese momento. Es por estos motivos que resulta fundamental primero determinar qué tipo de aspectos deberían priorizar a fin de medirlos correctamente.
En concreto, un cronograma ordena los elementos a lo largo del tiempo, distribuidos de acuerdo a su urgencia o a categorías de tareas que se realicen. Es decir, que se puede realizar un cronograma en base a las tareas que resulten más importantes y primordiales (para ir completando antes las que sean más importantes) o también se puede ordenar el cronograma de acuerdo con las áreas de aplicación que se vean influidas en las actividades, de manera que cada sector sabrá específicamente lo que debería hacer en cada momento.
Qué aspectos debería cubrir un cronograma completo
Un cronograma que cuente con las tareas completas a fin de poder organizar mejor el contenido que deberían ir contemplando, tiene en cuenta los siguientes aspectos:
- Tareas
- Fechas de entrega
- Recursos necesarios
- Relaciones con otros proyectos / actividades
- Responsables para tener una visión clara sobre el estado de un proyecto
De esta manera, podrán ordenar mejor el tipo de intereses que presente su cronograma y la forma de llevarlo a cabo con los recursos de los que dispongan.
La definición de tareas
Antes de ordenar cada tarea por fecha y momento de realización, deberían determinar con mayor precisión cuáles son precisamente las tareas que tienen que llevar a cabo. De esta manera, podrán tener un desempeño mucho más eficiente en lo que respecta a la forma de trabajar y a la forma de ir dividiendo el trabajo en partículas más concretas.
Por lo tanto, el primer paso a llevar a cabo es determinar tareas concretas y simples que se puedan ir realizando particularmente para completar un trabajo. Una regla que puede ayudarlos a comprender mejor qué es una tarea es tratar de explicarla con máximo 5 palabras. Por ejemplo, las siguientes podrían ser consideradas tareas:
- Comprar insumos
- Reparar la máquina X
- Hacer el pedido al distribuidor X
- Realizar los informes de X
De esta manera, podrán ir subdividiendo las tareas. Aunque, luego, personalmente, cada empleado puede ir elaborando su propia lista de tareas personales para ordenar su trabajo, de manera que se subdividen los procesos y se van completando los puntos, paso a paso.
Encontrar patrones y relaciones en los procesos de tareas
A fin de poder ir realizando el trabajo de forma más eficiente, pueden ordenarlo de acuerdo a un patrón de funcionamiento más específico. Por ejemplo, pueden ver las tareas de acuerdo con el siguiente criterio para ordenarlas:
- Fin – comienzo: estas tareas requieren de que otros puntos estén finalizados previamente para poder realizarse.
- Comienzo – comienzo: son tareas que se pueden realizar al mismo tiempo.
- Comienzo – fin: es una tarea que comienza inmediatamente después de que termina la otra.
- Fin – fin: son conjuntos de tareas que deben terminar en el mismo plazo de tiempo relativamente.
Fijar los plazos para las tareas
Los plazos o deadlines de cada tarea se van determinando a medida que los requerimientos de los clientes y de cada parte del proceso productivo lo van solicitando. Es por esto que es fundamental tener un orden más eficiente para poder determinar correctamente el momento en el que debería estar terminada cada tarea.
Por ejemplo, si un cliente sabe que tendrá que recibir un pedido completo dentro de 15 días, deben asignarle un plazo concreto a cada parte del proceso para que el resultado final pueda estar listo en esos 15 días de aquí en adelante. De esta forma, todo es visto como un conjunto global en el que cada parte responde a la anterior, en lugar de ser independiente. Por lo que los plazos deben estar configurados correctamente.
Realizar los ajustes necesarios al cronograma
Si cuentan con herramientas digitales para poder llevar a cabo el trabajo, pueden ir ordenando y disponiendo cambios circunstanciales a medida que salgan los resultados de cada parte del proceso. De esta forma, pueden conseguir una mejor eficiencia si se adelanta el trabajo o pueden ir reorganizando los plazos en caso de que surjan problemas o inconvenientes.
En resumen, podrán ir realizando ajustes para tener mejores resultados de acuerdo con sus necesidades. Así como también es muy importante poder brindarles a los empleados un margen de acción que no sea sofocante para tener mejores resultados.
Por lo tanto, en conclusión, les recomendamos que les presten atención a estos aspectos al momento de elaborar un cronograma y que no sólo ordenen las tareas por intuición. Solo así podrán conseguir los resultados que esperan y podrán lograr los objetivos concretos que se hayan propuesto en un principio.