Las organizaciones exitosas son aquellas que mejor gestionan, entre otros tantos aspectos, la las nóminas de sus trabajadores. Entienden que son una excelente herramienta para que sus profesionales aumenten la productividad y se mantengan alegres en los puestos de trabajo.
Para lograrlo es necesario conocer la mayor cantidad de información posible sobre las nóminas y en este artículo te diremos qué son, las características distintivas, los tipos y otros aspectos clave.
¿Qué son las nóminas?
Las nóminas son aquellos documentos de suma importancia en los cuales se detalla información económica acerca del empleado, como su salario y los conceptos que recibe. Además de ello, incluye qué tipo de seguro social posee y los impuestos que se le descuentan del total del salario.
Entre algunos de los apartados que reúnen las nóminas, están:
- Puesto de trabajo: Qué labor realiza el empleado.
- Percepciones: Los conceptos por los cuales está recibiendo los pagos. Ejemplo: trabajo normal, horas extra, vacaciones y más.
- Deducciones: Lo que se le descuenta al empleado del salario. Incluye impuestos de todo tipo, seguro social, etc.
En el caso de México, al igual que en la mayoría de países, es obligatorio que los empleadores lleven un registro escrito de los salarios según el artículo 804 de la Ley Federal del Trabajo. Además, la nómina es fundamental para anotarlos en el Seguro Social según la ley y permite que los salarios y días trabajados sean validados ante el ente regulador.
Características de la nómina
Las nóminas pueden ser calculadas mediante software especializado que realiza todo automáticamente, como por ejemplo Patriot Payroll. Ellas trabajan en base a las siguientes características:
- Datos identificativos de la empresa: Estos datos hacen referencia a toda la información que sea importante a la hora de conocer a la compañía.
- Datos identificativos del empleado: Como habrás deducido, se refiere a la información del profesional, como su nombre completo, identificación personal y corporativa, qué clase de contrato tiene, en qué categoría está y el tiempo que tenga de antigüedad en esa misma empresa.
- Tipo de salario: Con el tipo de salario es posible saber cada cuanto tiempo el empleado recibirá el cheque correspondiente a la labor ejercida.
- Percepciones salariales: Las percepciones son los montos de dinero que reciben los trabajadores mensualmente. Están contemplados de los detalles de pago y también los pagos por horas extra.
- Deducciones: Probablemente el apartado más odiado por el empleado, pero amado por los gobiernos. Se trata de un descuento aplicado al total de la nómina y podrían provenir de varias fuentes: impuestos de todo tipo, seguridad social, embargos y muchas más.
- Base de cotización: Con esto nos referimos al pago en bruto que recibe el empleado que es habilitado en la nómina. Incluye horas extra, pagos extraordinarios, vacaciones remuneradas y más.
- Líquido a percibir: Sueldo neto que recibe el empleado luego de todas las deducciones realizadas.
- Información final: Aquí está declarado el lugar de emisión, la firma de las partes vinculantes y su respectivo sello.
Tipos de nómina
Cuando hablamos en profundidad de los tipos de nóminas, debemos mencionar que se clasifican en 2: por tiempo y por puesto.
Por tiempo
Semanal: El pago se recibe todas las semanas (7 días).
Catorcenal: El pago se recibe cada 2 semanas (14 días).
Quincenal: El pago se recibe de manera quincenal (15 días).
Mensual: Este es el más común en el grueso de la gente y el pago se recibe de manera mensual al comenzar o finalizar el mismo (28, 29, 30 o 31 días).
Además de los tipos de nóminas más conocidas, también se incluyen las que tienen pagas prorrateadas, las de baja por enfermedad y las de horas extra. Todos los montos deberán ser calculados según las leyes fiscales de los respectivos casos. Es importante mencionar que cada una tiene su cotización y es fundamental proceder a las resoluciones de ley fiscal o tener un software que haga el trabajo por ti.
Nóminas por puesto de trabajo
Personal ejecutivo: La nómina de los altos cargos de las organizaciones. Al ser más elevadas es necesario que exista una discreción mayor que con respecto a las de los trabajadores normales.
Trabajadores: Es la habitual de los trabajadores de una compañía. Generalmente son agrupadas en base al rol que desempeñe cada uno.
Ventajas
Si bien la realidad es que son procesos engorrosos, es fundamental que toda empresa comprenda que las nóminas son la prueba cabal de que se está cumpliendo con las leyes de trabajo y obligaciones fiscales vigentes. La transparencia administrativa es más que importante, y en las nóminas es donde este punto puede ser demostrado. Como hemos dicho, recomendamos el uso de herramientas virtuales como Patriot Payroll para que realice todo sin margen de error y evite que los empleados contables pierdan tiempo en ello. Con unas nóminas correctas, se evitan sanciones duras que impactarían de lleno en el progreso.
Además de lo mencionado, también son una forma de mantener y administrar los recursos existentes, pues los profesionales de contaduría conocerán al detalle las transacciones referidas al pago de empleados y, en base a eso, tendrán la posibilidad de corregir errores y proteger el patrimonio.
La importancia de la nómina
Como te habrás dado cuenta, la nómina es muy importante para ambas partes implicadas: empresa y empleado. Por el lado de las compañías, las buenas gestiones de nómina se encargan de que los profesionales se desempeñen contentos y eso mismo aumenta la productividad. Es un aspecto súper útil para crear ambientes cordiales y armónicos, de manera que no habrá problemas entre compañeros.
Cuando hablamos de los empleados, estos no solamente se desempeñan de mejor manera, sino que tienen la capacidad de administrar óptimamente sus finanzas y cubrir mayor cantidad de gastos.
En el ámbito de lo legal, hay importantes beneficios sobre todo para las empresas, ya que evitarán la existencia de potenciales problemas legales o demanda de los empleados por no estar registrados y administrar bien las nóminas ahorra tiempo y dinero.