Para poder mejorar cualquier aspecto de una empresa, agilizando los procesos y volviéndose menos engorrosos, la mejor opción es contar con herramientas tecnológicas que ayuden a alcanzar los horizontes trazados.
Son muchos los aspectos que se deben considerar al momento de elaborar planes y estrategias para la gestión empresarial, y a su vez, son muchos los procesos de gestión. Es decir, hay muchos factores, sectores y actividades que deben gestionarse en una empresa de cualquier tamaño.
Más allá de la cantidad de empleados que tenga una compañía, contar con la ayuda de plataformas o software de gestión implicará un gran beneficio para ella. Entre las distintas herramientas presentes en el mercado, PeopleDoc es una excelente alternativa para la gestión documental.
- Gestión empresarial
Dentro de la gestión empresarial pueden identificarse distintos tipos o clasificaciones. Puede hallarse la gestión de talento, gestión de recursos, gestión de actividades y gestión documental, entre otras.
Cada una de ellas cumple una función específica al interior de cada compañía, y en todos los casos están impulsadas desde el sector de Recursos Humanos. Para que esas tareas no se vuelvan tan arduas para el personal de RRHH, existen plataformas como PeopleDoc que ayudan a facilitar los procesos.
- Gestión de talento
La gestión de talento está orientada a la búsqueda e integración de talentos a la empresa, de modo tal que esta puede incrementar su capital humano, y junto con él los niveles de productividad y rentabilidad.
Además, la gestión de talento se encarga de brindar las herramientas necesarias a los talentos que ya se encuentran trabajando en la empresa para que estos puedan desarrollarse profesionalmente y opten por continuar allí su carrera.
- Gestión de recursos
La gestión de recursos está orientada a una optimización de los recursos tanto materiales como inmateriales con los que cuenta una empresa. Los recursos inmateriales son aquellos que no pueden percibirse a través de los sentidos, como el tiempo, y en cambio los recursos materiales son aquellos que sí se perciben como por ejemplo los insumos necesarios para llevar a cabo una idea o producto.
Gestionar todos los recursos que se emplean en una empresa será clave al momento de planificar las diferentes acciones que se llevarán a cabo, buscando generar un mayor impacto positivo tanto al interior de la empresa como en los mercados.
- Gestión de actividades
La gestión de actividades como su nombre lo indica es aquella que se realiza para planificar y organizar las actividades que se llevarán a cabo en la empresa, a través de los diferentes individuos o equipos de trabajo.
Poder gestionar las actividades permite trabajar en un mejor ambiente, en donde la organización ayuda a optimizar los recursos empresariales así como también los tiempos personales de cada integrante.
- Gestión documental
Por último en esta breve lista encontramos la gestión documental. Ella es la principal en este artículo, ya que será la más beneficiada con el uso de la plataforma PeopleDoc.
La gestión documental en una empresa hace referencia a los procesos que se desarrollan para archivar, organizar y gestionar todos los archivos y documentos necesarios, tanto de la empresa en general como de sus empleados.
Mediante este tipo de gestión se determina la vida útil de cada documento, se extrae la información necesaria en cada caso y se lleva un control de lo que sucede legal o administrativamente en la empresa.
Para poder realizar estos procesos, que muchas veces pueden resultar tediosos o engorrosos, la plataforma PeopleDoc aporta significativas herramientas.
- Qué es PeopleDoc
PeopleDoc es una plataforma de gestión documental basada en la nube, compuesta por importantes e interesantes herramientas que serán de gran utilidad a la empresa que la utilice.
La presencia de esta herramienta ofrece grandes beneficios, ya que permite realizar tareas de manera automática que en otro momento hubieran tenido que realizarse de forma manual.
Debido a que son muchas las funciones que cumple el equipo de RRHH de una empresa, es fundamental poder contar con los recursos necesarios para poder optimizar y aprovechar mejor el tiempo.
Por supuesto que las tareas de gestión documental son absolutamente necesarias e importantes, pero sí pueden realizarse con la ayuda de herramientas automáticas, ese tiempo ahorrado podrá invertirse en otros procesos más vinculados por ejemplo al capital humano, reforzando aquellos aspectos que deban mejorarse y fortaleciendo las habilidades de cada empleado y de cada equipo de trabajo.
- Cómo ayuda a la gestión documental
Entre sus herramientas pueden encontrarse aquellas que posibilitan la automatización de algunos procesos, la gestión de archivos y de casos. Todas ellas permiten agilizar y facilitar los procesos de gestión documental empresarial mediante distintos recursos.
- Sus recursos
Entre los recursos que utiliza PeopleDoc para agilizar la gestión documental podemos encontrar más de veinte, pero aquí nos centraremos en diez de los más importantes.
Las diez herramientas más valoradas por los usuarios de PeopleDoc se encuentran el almacenamiento de datos, de documentos, la posibilidad de elaborar firmas electrónicas, la gestión de documentos y tareas, el seguimiento de actividades, el portal de autoservicio, el panel de actividades, integraciones de terceros, creación de informes y análisis, y la gestión de recursos humanos.
- Beneficios de utilizar PeopleDoc
Los beneficios de utilizar PeopleDoc para la gestión de documentos en las empresas son muchos, y algunos ya los hemos ido mencionando a lo largo del artículo.
En primer lugar, esta plataforma permite tener un mayor control, más preciso y certero sobre toda la documentación de la empresa, pudiendo identificar la información necesaria en cada caso.
En segundo lugar, permite agilizar los tiempos administrativos, generando así una mayor optimización de los recursos empresariales.
En tercer lugar, permite al equipo de RRHH dedicar más tiempo a otras actividades vinculadas más con el aspecto humano de la empresa, tan fundamental como los procesos de gestión documental.
En conclusión, PeopleDoc ofrece grandes beneficios a sus usuarios. Estos consisten en la optimización de recursos, principalmente de tiempo y la posibilidad de gestionar de manera más veloz, ágil y práctica muchas actividades administrativas.